КУРГАНСКАЯ ОБЛАСТЬ ПЕТУХОВСКИЙ РАЙОН АКТАБАНСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ АДМИНИСТРАЦИЯ АКТАБАНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 25 ноября 2017 г. № 55 с. Актабан Об утверждении Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в целях организации работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета, Администрация Актабанского сельсовета ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета (далее - Порядок) согласно приложению к настоящему постановлению. 2. Постановление Администрации Актабанского сельсовета от 16.08.2016г № 23 «Об утверждении Положения о порядке обращения с информацией ограниченного распространения» считать утратившим силу. 3. Обнародовать настоящее решение на информационных стендах в здании Администрации Актабанского сельсовета, здании КДЦ д. Песьяное. 4. Контроль за выполнением настоящее постановления оставляю за собой. Глава Актабанского сельсовета: А.П.Жучков Приложение к Постановлению Администрации Актабанского сельсовета от 25 ноября 2017 года № 55 «Об утверждении Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета» ПОРЯДОК обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета Раздел I. Общие положения 1. Настоящий Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета (далее - Порядок) определяет организацию работы с документами и иными материальными носителями, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее - документы ограниченного распространения). 2. К документам ограниченного распространения относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающиеся деятельности Администрации Актабанского сельсовета, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая из Правительства Курганской области несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законодательством. 3. Не может быть ограничен доступ к: - нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления; - информации о состоянии окружающей среды; - информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную тайну); - информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией; - иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами. 4. Руководители структурных подразделений Администрации Актабанского сельсовета (далее - руководители) при создании документа принимают решение об его отнесении к документу ограниченного распространения. 5. На документах ограниченного распространения проставляется пометка "Для служебного пользования" или "ДСП". 6. Организация работы с документами ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета осуществляется главой Актабанского сельсовета, а также специалистом Администрации Актабанского сельсовета. 7. Документы ограниченного распространения хранятся в надежно запираемых шкафах (металлических ящиках). Документы ограниченного распространения во время работы располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к ним непосредственного отношения. 8. Передачу документов ограниченного распространения по открытым каналам связи необходимо осуществлять только с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации. 9. За разглашение информации, содержащейся в документах ограниченного распространения, а также нарушение настоящего Порядка сотрудники Администрации Актабанского сельсовета могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности. 10. Руководители несут персональную ответственность за обеспечение ведения регистрации, хранения, копирования и использования документов ограниченного распространения, а также за соблюдение требований настоящего Порядка. 11. Действие настоящего Порядка не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Раздел II. Прием и регистрация поступающих документов ограниченного распространения 12. Прием и регистрация документов ограниченного распространения, поступающих в Администрацию Актабанского сельсовета, осуществляются специалистом Актабанского сельсовета, в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации поступающих документов ограниченного распространения. 13. При поступлении документа ограниченного распространения необходимо: проверить наличие пометки "Для служебного пользования" или "ДСП", соответствие адресата, наличие номеров документов, наименование отправителя; при получении документа ограниченного распространения в конверте проверить целостность упаковки, соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (при их наличии) указанных на конверте и сопроводительном документе (реестре); расписаться с указанием инициалов и фамилии в сопроводительном документе за принятые конверты с проставлением даты (при необходимости - времени). Если на конверте указан другой адресат, то он не принимается. 14. После вскрытия конверта проверяется количество листов вложенного документа ограниченного распространения, при наличии к ним приложений - соответствие номеров приложений, номеров экземпляров, количества листов приложения указанным в документе ограниченного распространения (сопроводительном документе), наличие на документе ограниченного распространения пометки "Для служебного пользования" или "ДСП". 15. При несоответствии на конверте и (или) в документе ограниченного распространения регистрационных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документа ограниченного распространения, а также, в случае если документ направлен ошибочно, Глава Администрации Актабанского сельсовета составляет в двух экземплярах акт обнаружения расхождений в учетных данных документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку, второй экземпляр которого вместе с конвертом направляется отправителю. 16. Поступившему документу ограниченного распространения присваивается регистрационный номер, данные о документе ограниченного распространения заносятся в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрации поступивших документов ограниченного распространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью Администрации Актабанского сельсовета. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает специалист Администрации Актабанского сельсовета. 17. На документе ограниченного распространения в правом углу нижнего поля первого листа проставляется штамп, который содержит наименование Администрации Актабанского сельсовета, регистрационный номер, присвоенный документу, дату регистрации, отметку о необходимости возврата, например: Администрация Актабанского сельсовета «__» __________ 20__ г. Bx. № ___________________ ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ 18. Дата регистрации поступившего документа ограниченного распространения проставляется в штампе и оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 20.01.2017. Регистрационный номер поступившего документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из буквенного индекса "ДСП" и порядкового номера документа, разделенных дефисом, например: ДСП-31. 19. Документы ограниченного распространения после их рассмотрения Главой Актабанского сельсовета передаются специалисту Актабанского сельсовета для подготовки копий исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией и передачи копий ответственному лицу под подпись в журнале регистрации поступивших документов ограниченного распространения. 20. Передача документов ограниченного распространения между структурными подразделениями Администрации Актабанского сельсовета производится через специалиста Администрации Актабанского сельсовета в соответствии с отметкой в журнале регистрации отправляемых документов ограниченного распространения с обязательным проставлением даты приема и передачи по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрации отправляемых документов ограниченного распространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью Администрации Актабанского сельсовета. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает специалист Администрации Актабанского сельсовета. 21. В рамках одного структурного подразделения Администрации Актабанского сельсовета передача документов ограниченного распространения от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения руководителя под подпись на соответствующей резолюции к документу ограниченного распространения. Раздел III. Создание документов ограниченного распространения 22. Создание и печать документа ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета должны осуществляться на средствах вычислительной техники, для которых отсутствует выход в сеть Интернет. 23. Созданный документ ограниченного распространения должен отвечать следующим требованиям: 1) первая страница документа ограниченного распространения (сопроводительного документа) и первая страница каждого из его приложений, содержащих информацию ограниченного распространения, должны иметь в правом верхнем углу отметку о конфиденциальности, состоящую из слов "Для служебного пользования", и номер экземпляра документа, например: Для служебного пользования Экз. № __________________; 2) при наличии приложений к документу ограниченного распространения (сопроводительному документу) после текста документа должны быть указаны: номера приложений, их наименования, информация о конфиденциальности, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них, например: Приложения: 1. Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, экз. № 1, на 2 л. 2. План-график работы, для служебного пользования, экз. № 1, на 3 л.; 3) на обороте последнего листа каждого экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа) и на обороте последнего листа каждого экземпляра каждого из его приложений в левом нижнем углу листа указываются по порядку в каждой отдельной строке инициалы и фамилия исполнителя документа, инициалы и фамилия сотрудника, отпечатавшего документ, и номер телефона исполнителя, например: Исполнил Иванов А.А. Отпечатал Петров Н.В. (35235) 38-957; 4) на документе ограниченного распространения, который остается в деле, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа и на обороте последнего листа каждого из его приложений и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, рассылку каждого экземпляра, инициалы и фамилию исполнителя, инициалы и фамилию работника, напечатавшего документ, номер телефона исполнителя и дату распечатки документа, например: Отпечатано 2 экз. Экз. № 1 - в адрес, Экз. № 2 - в дело. Исполнил, отпечатал Иванов А.А. (35235) 38-957 08.02.2016. 24. Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы ограниченного распространения, оформленные в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, передаются на регистрацию специалисту Администрации Актабанского сельсовета. Раздел IV. Регистрация отправляемых документов ограниченного распространения 25. Регистрация документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется специалистом Администрации Актабанского сельсовета, в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации отправляемых документов ограниченного распространения. 26. Регистрация отправляемых документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации отправляемых документов ограниченного распространения. 27. При поступлении на регистрацию отправляемого документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие указанных в сопроводительном документе приложений. Второй экземпляр отправляемого документа ограниченного распространения помещается в дело и находится в Администрации Актабанского сельсовета. Отправляемые документы ограниченного распространения, оформленные с нарушениями требований пункта 23 настоящего Порядка, возвращаются исполнителю на доработку. 28. Дата регистрации отправляемого документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.01.2016. 29. Регистрационный номер отправляемого документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, к которому добавляется буквенный индекс "ДСП", например: 01-03-25/ДСП. 30. При необходимости направления отправляемого документа ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) документа ограниченного распространения и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем, подготовившим документ ограниченного распространения. Раздел V. Регистрация внутренних документов ограниченного распространения 31. Регистрация внутренних документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется специалистом Администрации Актабанского сельсовета, в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации внутренних документов ограниченного распространения. 32. Регистрация внутренних документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации внутренних документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 5 к настоящему Порядку. 33. При поступлении на регистрацию внутреннего документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном документе. Неправильно оформленные внутренние документы ограниченного распространения возвращаются исполнителю на доработку. 34. Дата регистрации внутреннего документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.01.2016. 35. Регистрационный номер внутреннего документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из порядкового номера документа, к которому через дефис добавляется буквенный индекс "ДСП" и далее через косую черту буква «В», например: 11-ДСП/В. 36. При необходимости направления внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) отправляемых документов и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем, подготовившим внутренний документ ограниченного распространения. 37. Передача внутренних документов ограниченного распространения производится в соответствии с пунктами 20 - 21 настоящего Порядка. Раздел VI. Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации 38. Журналы регистрации документов ограниченного распространения заполняются разборчивым почерком, без помарок. 39. В журналах регистрации документов ограниченного распространения запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости. 40. В случае ошибочного внесения данных о документе ограниченного распространения в журнал регистрации неверная запись зачеркивается одной чертой, вносятся исправления, на полях делается оговорочная запись, например; В графе №7 зачеркнутое «14» не читать, исправленному на «15» верить. Исправленная запись заверяется подписью специалиста администрации Актабанского сельсовета. Ставится печать сельсовета. Раздел VII. Отправка документов ограниченного распространения 41. Документы ограниченного распространения пересылаются организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также нарочно специалистом Администрации Актабанского сельсовета и при обеспечении надлежащих мер по сохранности документов ограниченного распространения. 42. Отправление документов ограниченного распространения производится в конверте. Если одному адресату направляются несколько документов ограниченного распространения, то они помещаются в один конверт. 43. В правом верхнем углу конверта проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования". На конверте указываются адрес и наименование организации-получателя. Под адресатом перечисляются регистрационные номера документов ограниченного распространения, которые будут вложены в конверт (если документ ограниченного распространения отправляется с сопроводительным документом, то на конверте проставляется только номер сопроводительного документа без указания номеров приложений). При направлении документов ограниченного распространения в двух и более экземплярах на конверте рядом с номером документа ограниченного распространения в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляется адрес Администрации Актабанского сельсовета. 44. В журнал регистрации отправляемых документов ограниченного распространения вносится соответствующая запись об отправке документа ограниченного распространения, содержащая дату отправки, номер реестра (почтовой квитанции) об отправке документа или запись о факте доставки (передачи) документа ограниченного распространения, содержащая дату получения, инициалы, фамилию и подпись лица, получившего документ ограниченного распространения. Раздел VIII. Копирование документов ограниченного распространения 45. Копирование документов ограниченного распространения осуществляется специалистом Администрации Актабанского сельсовета Петуховского района Курганской области, в том числе и в соответствии с резолюцией руководителя, подготовившего документ ограниченного распространения. Резолюция руководителя о копировании оформляется на обороте последнего листа документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), например: Разрешаю подготовить 10 копий в соответствии с прилагаемым списком рассылки. Наименование должности руководителя (подпись) И.О. Фамилия Дата 46. После копирования документа ограниченного распространения под резолюцией руководителя о копировании делается запись о количестве сделанных копий, например: Откопировано 10 копий. Наименование должности исполнителя (подпись) И.О. Фамилия Дата В журнал регистрации отправляемых документов ограниченного распространения рядом с номером экземпляра документа вносится запись о количестве сделанных копий. 47. На каждой копии документа ограниченного распространения в строке под номером экземпляра документа проставляется слово "Копия" с указанием ее номера, например: Для служебного пользования Экз. № 1 Копия № 10 Раздел IХ. Формирование документов ограниченного распространения в дела, содержащие документы ограниченного распространения 48. Формирование и оформление дел, содержащих документы ограниченного распространения, обеспечение их сохранности, учета и передачи дел, содержащих документы ограниченного распространения, в отдел архива Администрации Петуховского района осуществляются специалистом Администрации Актабанского сельсовета. 49. Экспертиза ценности документов ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета проводится при составлении номенклатуры дел, содержащих документы ограниченного распространения, в процессе формирования дел, содержащих документы ограниченного распространения, и при подготовке дел, содержащих документы ограниченного распространения, к передаче в отдел архива Администрации Петуховского района со специалистом Администрации Актабанского сельсовета. 50. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается экспертная комиссия Администрации Актабанского сельсовета. 51. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, формируются в соответствии с номенклатурой дел Администрации Актабанского сельсовета, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. 52. Документы ограниченного распространения допускается группировать в дела вместе с другими несекретными документами. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования", и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел. 53. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, со дня их формирования до передачи в отдел архива Петуховского района или на уничтожение хранятся в Администрации Актабанского сельсовета по месту их формирования. 54. Изъятие документов ограниченного распространения из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с отметкой в журналах регистрации документов ограниченного распространения и производится по акту с разрешения Главы Администрации Актабанского сельсовета с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке. 55. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу передаются в отдел архива не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня их формирования. Передача дел в отдел архива Администрации Петуховского района производится на основании описей дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в Администрации Актабанского сельсовета. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в отдел архива Администрации Петуховского района не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке. Раздел X. Уничтожение дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения 56. Уничтожение дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту о выделении к уничтожению документов ограниченного распространения, не подлежащих хранению, согласованному с экспертной комиссией Администрации Актабанского сельсовета с внесением записи в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения. 57. Уничтожение электронных носителей с пометкой "Для служебного пользования", производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление информации, по акту уничтожения электронных носителей с пометкой "Для служебного пользования" и уничтожения (стирания) информации с электронных носителей с указанием способа уничтожения и внесением записи в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения. Раздел XI. Проверка наличия документов ограниченного распространения 58. Проверка фактического наличия всех документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой распоряжением Главы Актабанского сельсовета. В состав комиссии обязательно включаются специалисты Администрации Актабанского сельсовета, ответственные за регистрацию и хранение документов ограниченного распространения. В Администрации Актабанского сельсовета проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом проверки фактического наличия документов ограниченного распространения согласованным с экспертной комиссией Администрации Актабанского сельсовета. 59. О фактах утраты дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения либо разглашения этой информации ставится в известность Глава Администрации Актабанского сельсовета. На утраченные дела, содержащих документы ограниченного распространения, и документы ограниченного распространения составляется акт, оформленный в произвольной форме, на основании которого делаются соответствующие отметки в журнале регистрации поступивших документов ограниченного распространения. Акты на утраченные документы ограниченного распространения постоянного срока хранения после их утверждения передаются специалисту в Администрацию Актабанского сельсовета. Раздел XII. Снятие пометки "Для служебного пользования" с дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения 60. Снять пометку "Для служебного пользования" с документа ограниченного распространения временного (до 10 лет включительно) хранения имеет право руководитель, принявший решение об его отнесении к документу ограниченного распространения. 61. Вопрос о снятии пометки "Для служебного пользования" с дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения возлагается на комиссию, создаваемую распоряжением Главы Администрации Актабанского сельсовета. Решение комиссии оформляется актом снятия пометки "Для служебного пользования" с дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения пометки "Для служебного пользования" согласно приложению 9 к настоящему Порядку, который утверждается Главой Администрации Актабанского сельсовета и согласовывается с экспертной комиссией Администрации Актабанского сельсовета. В акте погашается штампом или записью от руки со ссылкой на решение комиссии, послужившее основанием для снятия пометки. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуру дел. 63. О снятии пометки "Для служебного пользования" с документов ограниченного распространения информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. перечисляются документы и дела, содержащие документы ограниченного распространения, с которых пометка "Для служебного пользования" снимается. Один экземпляр акта вместе с делами, содержащими документы ограниченного распространения, передаются в Администрацию Актабанского сельсовета. 62. На обложках дел, содержащих документы ограниченного распространения, и на документах ограниченного распространения пометка "Для служебного пользования" Приложение 1 к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета Форма акта обнаружения расхождений в учетных данных документов ограниченного распространения Администрация Актабанского сельсовета АКТ Место составления обнаружения расхождений в учетных данных документов Настоящий акт составлен _______________________________________________________ (должность, инициалы и фамилия руководителя) ________________________________________________________________ (должность, инициалы и фамилия работника, вскрывшего пакет) ______________________________________________________ (должность, инициалы и фамилия работника, ответственного за регистрацию) в том, что при получении пакета из _______________________________________________ (наименование организации отправителя) обнаружено расхождение в учетных данных документов _____________________________ _____________________________________________________________________________ (излагается существо расхождений) Лицевая сторона пакета прилагается. Составлен в двух экземплярах: 1 - и экз. - 2- и экз. - Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия Приложение 2 к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета Форма журнала регистрации поступивших документов ограниченного распространения Администрация Актабанского сельсовета Журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения Начат с ___________20 г. Окончен__________20 г. На _____________листах Срок ____________лет | Регистрационный номер документа | Дата регистрации документа | Исходящий номер и дата документа | Наименование организации. от которой поступил документ | Вид документа краткого содержание | Ф.И.О. адресата | № экз. | Количество листов | Ф.И.О. исполнителя | резолюция руководителя | Информация о движении документа | | документа | приложения | расписка о получении документа | дата | где хранится документ | Акт об уничтожении | Дата | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Приложение 3 к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета Форма журнала регистрации отправляемых документов ограниченного распространения Администрация Актабанского сельсовета Журнал регистрации отправляемых документов ограниченного распространения Начат с ___________20 г. Окончен__________20 г. На _____________листах Срок ____________лет | Регистрационный № документа | Дата регистрации документа | Вид документа и краткое содержание | Подразделение и Ф.И.О. исполнителя | Отпечатано количество экземпляров, количество листов (документа/приложения) | Адресат | Дата и № реестра или почтовой квитанции об отправке документа | Ф.И.О. и подпись лица, получившего документ | Расписка о возврате документа | № и дата акта об уничтожении | | Наименование структурного подразделения Ф.И.О. | Наименование организации, адрес, Ф.И.О. | | | | | | | | | | | | | Приложение 4 к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета Форма списка рассылки документов ограниченного распространения УТВЕРЖДАЮ Наименование должности (подпись) И.О. Фамилия Дата Список рассылки к документу от 20 № | № экз./ № копии | Наименование адресата, почтовый адрес | Наименование должности, И.О.Фамилия руководителя | Примечание | | | | | | | | | | | Наименование должности подпись ФИО Приложение 5 к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета Форма журнала регистрации внутренних документов ограниченного распространения Администрация Актабанского сельсовета Журнал регистрации внутренних документов ограниченного распространения Начат с ___________20 г. Окончен__________20 г. На _____________листах Срок ____________лет | Регистрационный № документа | Дата регистрации документа | Вид документа и краткое содержания | Подразделение и Ф.И.О. исполнителя | Отпечатано количество экземпляров, количество листов документа/приложения) | Адресат | Дата и № реестра или почтовой квитанции об отправке документа | Ф.И.О. и подпись лица, получившего документ | Расписка о возврате документа | №и дата акта об уничтожении | | Наименование структурного подразделения Ф.И.О. | Наименование организации, адрес, Ф.И.О .получателя | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Приложение 6 к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета Форма акта о выделении к уничтожению документов ограниченного распространения, не подлежащих хранению Администрация Актабанского сельсовета УТВЕРЖДАЮ Наименование должности (подпись) И.О. Фамилия Дата АКТ Место составления № о выделении к уничтожению документов ограниченного распространения, не подлежащих хранению На основании ____________________отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ограниченного распространения: | № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) загод(ы) | Индекс дела части) по номенклатуре или номер дела по описи | Количеств одел (томов. частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | | | | | | | | | | Итого (цифрами и прописью) дел за (годы) Описи дел постоянного хранения за ______________, годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭК _______________ {наименование архивного учреждения) (протокол от_____________________ N. Составлен в двух экземплярах: 1- и экз. - 2- и экз. - Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Дата Подпись И.О.Фамилия Протокол ЭК от _____________№ Документы в количестве _______(цифрами и прописью) Уничтожены__________________ (способ уничтожения) Наименование должности работника, присутствовавшего при уничтожении документов Дата Подпись И.О.Фамилия Изменения в журналы регистрации внесены. Наименование должности работника службы делопроизводства, внесшего изменения в журналы регистрации Дата Подпись И.О.Фамилия Приложение 7 к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Актабанского сельсовета Форма акта уничтожения электронных носителей с пометкой «Для служебного пользования» и уничтожения (стирания) информации с электронных носителей Администрация Актабанского сельсовета УТВЕРЖДАЮ Наименование должности (подпись) И.О. Фамилия Дата Акт уничтожения электронных носителей с пометкой «Для служебного пользования» и уничтожения (стирания) информации с электронных носителей. Настоящий акт составлен о том, что подлежат уничтожению следующие электронные носители информации и подлежит уничтожению (стиранию) следующая информация с электронных носителей информации ограниченного распространения: | № п/п | Регистрационный номер носителя | Вид носителя, марка носителя | Количество экземпляров | Номер экземпляра | Наименование информации | Способ уничтожения | Примечание | | носителя | информации | | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Всего подлежит уничтожению информации электронных носителей (цифрами и прописью) Всего подлежит уничтожению (стиранию) информация с электронных носителей. (цифрами и прописью) Записи акта с учетными данными сверены. Составлен в 2 экземплярах: 1- и экз. - 2- и экз. - СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от № Наименование должности работника, присутствовавшего при уничтожении документов Дата Подпись И.О.Фамилия Изменения в журналы регистрации внесены. Наименование должности работника службы делопроизводства, внесшего изменения в журналы регистрации Дата Подпись И.О.Фамилия | 
