|
18. Дата регистрации поступившего документа ограниченного распространения проставляется в штампе и оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 20.01.2017. Регистрационный номер поступившего документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из буквенного индекса "ДСП" и порядкового номера документа, разделенных дефисом, например: ДСП-31. 19. Документы ограниченного распространения после их рассмотрения Главой Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области, передаются специалисту Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области для подготовки копий исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией и передачи копий ответственному лицу под подпись в журнале регистрации поступивших документов ограниченного распространения. 20. Передача документов ограниченного распространения между структурными подразделениями Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области производится через специалиста Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области в соответствии с отметкой в журнале регистрации отправляемых документов ограниченного распространения с обязательным проставлением даты приема и передачи по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрации отправляемых документов ограниченного распространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает специалист Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области . 21. В рамках одного структурного подразделения Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области передача документов ограниченного распространения от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения руководителя под подпись на соответствующей резолюции к документу ограниченного распространения. Раздел III. Создание документов ограниченного распространения22. Создание и печать документа ограниченного распространения в Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области должны осуществляться на средствах вычислительной техники, для которых отсутствует выход в сеть Интернет.. 23. Созданный документ ограниченного распространения должен отвечать следующим требованиям: 1) первая страница документа ограниченного распространения (сопроводительного документа) и первая страница каждого из его приложений, содержащих информацию ограниченного распространения, должны иметь в правом верхнем углу отметку о конфиденциальности, состоящую из слов "Для служебного пользования", и номер экземпляра документа, например: Для служебного пользования Экз. № __________________; 2) при наличии приложений к документу ограниченного распространения (сопроводительному документу) после текста документа должны быть указаны: номера приложений, их наименования, информация о конфиденциальности, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них, например: Приложения: 1. Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, экз. № 1, на 2 л. 2. План-график работы, для служебного пользования, экз. № 1, на 3 л.; 3) на обороте последнего листа каждого экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа) и на обороте последнего листа каждого экземпляра каждого из его приложений в левом нижнем углу листа указываются по порядку в каждой отдельной строке инициалы и фамилия исполнителя документа, инициалы и фамилия сотрудника, отпечатавшего документ, и номер телефона исполнителя, например: Исполнил Иванов А.А. Отпечатал Петров Н.В. (35235) 39-6-35; 4) на документе ограниченного распространения, который остается в деле, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа и на обороте последнего листа каждого из его приложений и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, рассылку каждого экземпляра, инициалы и фамилию исполнителя, инициалы и фамилию работника, напечатавшего документ, номер телефона исполнителя и дату распечатки документа, например: Отпечатано 2 экз. Экз. № 1 - в адрес, Экз. № 2 - в дело. Исполнил, отпечатал Иванов А.А. (35235) 39-6-35 08.02.2016. 24. Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы ограниченного распространения, оформленные в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, передаются на регистрацию специалисту Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области.
Раздел IV. Регистрация отправляемых документов ограниченного распространения
25. Регистрация документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется специалистом Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области, в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации отправляемых документов ограниченного распространения. 26. Регистрация отправляемых документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации отправляемых документов ограниченного распространения. 27. При поступлении на регистрацию отправляемого документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие указанных в сопроводительном документе приложений. Второй экземпляр отправляемого документа ограниченного распространения помещается в дело и находится в Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области. Отправляемые документы ограниченного распространения, оформленные с нарушениями требований пункта 23 настоящего Порядка, возвращаются исполнителю на доработку. 28. Дата регистрации отправляемого документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.01.2016. 29. Регистрационный номер отправляемого документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, к которому добавляется буквенный индекс "ДСП", например: 01-03-25/ДСП. 30. При необходимости направления отправляемого документа ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки по форме согласноприложению 4 к настоящему Порядку, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) документа ограниченного распространения и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем, подготовившим документ ограниченного распространения. Раздел V. Регистрация внутренних документов ограниченного распространения
31. Регистрация внутренних документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется специалистом Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области, в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации внутренних документов ограниченного распространения. 32. Регистрация внутренних документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации внутренних документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 5 к настоящему Порядку. 33. При поступлении на регистрацию внутреннего документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном документе. Неправильно оформленные внутренние документы ограниченного распространения возвращаются исполнителю на доработку. Черновики документов ограниченного распространения уничтожаются, о чем в журнале регистрации внутренних документов ограниченного распространения проставляется заверенная подписью отметка о количестве уничтоженных листов, способе и дате уничтожения. 34. Дата регистрации внутреннего документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.01.2016. 35. Регистрационный номер внутреннего документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из порядкового номера документа, к которому через дефис добавляется буквенный индекс "ДСП" и далее через косую черту буква «В», например: 11-ДСП/В. 36. При необходимости направления внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) отправляемых документов и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем, подготовившим внутренний документ ограниченного распространения. 37. Передача внутренних документов ограниченного распространения производится в соответствии с пунктами 20 - 21 настоящего Порядка. Раздел VI. Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации38. Журналы регистрации документов ограниченного распространения заполняются разборчивым почерком, без помарок. 39. В журналах регистрации документов ограниченного распространения запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости. 40. В случае ошибочного внесения данных о документе ограниченного распространения в журнал регистрации неверная запись зачеркивается одной чертой, вносятся исправления, на полях делается оговорочная запись, например; В графе №7 зачеркнутое «14» не читать, исправленному на «15» верить. Исправленная запись заверяется подписью специалиста администрации Зотинскогосельсовета. Ставится печать сельсовета. Раздел VI I. Отправка документов ограниченного распространения41. Документы ограниченного распространения пересылаются организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также нарочно специалистом Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области и при обеспечении надлежащих мер по сохранности документов ограниченного распространения. 42. Отправление документов ограниченного распространения производится в конверте. Если одному адресату направляются несколько документов ограниченного распространения, то они помещаются в один конверт. 43. В правом верхнем углу конверта проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования". На конверте указываются адрес и наименование организации-получателя. Под адресатом перечисляются регистрационные номера документов ограниченного распространения, которые будут вложены в конверт (если документ ограниченного распространения отправляется с сопроводительным документом, то на конверте проставляется только номер сопроводительного документа без указания номеров приложений). При направлении документов ограниченного распространения в двух и более экземплярах на конверте рядом с номером документа ограниченного распространения в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляется адрес Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района Курганской области. 44. В журнал регистрации отправляемых документов ограниченного распространения вносится соответствующая запись об отправке документа ограниченного распространения, содержащая дату отправки, номер реестра (почтовой квитанции) об отправке документа или запись о факте доставки (передачи) документа ограниченного распространения, содержащая дату получения, инициалы, фамилию и подпись лица, получившего документ ограниченного распространения. Раздел VIII. Копирование документов ограниченного распространен45. Копирование документов ограниченного распространения осуществляется специалистом Администрации Зотинского сельсовета Петуховского района Курганской области, в том числе и в соответствии с резолюцией руководителя, подготовившего документ ограниченного распространения. Резолюция руководителя о копировании оформляется на обороте последнего листа документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), например: Разрешаю подготовить 10 копий в соответствии с прилагаемым списком рассылки.
46. После копирования документа ограниченного распространения под резолюцией руководителя о копировании делается запись о количестве сделанных копий, например:
В журнал регистрации отправляемых документов ограниченного распространения рядом с номером экземпляра документа вносится запись о количестве сделанных копий. 47. На каждой копии документа ограниченного распространения в строке под номером экземпляра документа проставляется слово "Копия" с указанием ее номера, например:
Раздел IХ. Формирование документов ограниченного |
| Начат с _______________ 20__ г. |
| Окончен _______________ 20__ г. |
| На _____________________ листах |
| Срок хранения _____________ лет |
|
| |||||||||||||||
Регистрационный номер документа | Дата регистрации документа | Исходящий номер и дата документа | Наименование организации, от которой поступил документ | Вид документа и краткое содержание | Ф.И.О. адресата | N экз. | Количество листов | Информация о движении документа | Индекс дела, где хранится документ | N и дата акта об уничтожении | Примечание | |||||
документа | приложения | Ф.И.О. исполнителя | резолюция руководителя | дата и расписка о | ||||||||||||
получении | возврате | |||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 3
к Порядку обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в Администрации Зотинскогосельсовета
Форма журнала
регистрации отправляемых документов ограниченного распространения
Администрации Зотинскогосельсовета Петуховского района
Курганской области
Журнал
регистрации отправляемых документов ограниченного распространения
| Начат с _______________ 20__ г. |
| Окончен _______________ 20__ г. |
| На _____________________ листах |
| Срок хранения _____________ лет |
|
| ||||||||||||
Регистрационный номер документа | Дата регистрации документа | Вид документа и краткое содержание | Ф.И.О. и подразделение исполнителя | Отпечатано | Адресат | Дата и № реестра или почтовой квитанции об отправке документа/ дата, Ф.И.О. и подпись лица, получившего документ | Расписка о возврате документа или № и дата акта об уничтожении | Примечание | |||||
количество экз. | количество листов | Наименование органа исполнительной власти Курганской области, структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области, Ф.И.О. получателя | наименование организации, адрес, Ф.И.О. получателя | N экз. | |||||||||
документа | приложения | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | |
Приложение 4
к Порядку обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в Администрации Зотинского сельсовета
| УТВЕРЖДАЮ |
|
|
| Наименование должности |
|
|
| (подпись) И.О. Фамилия |
| Дата |
№ экз. / № копии | Наименование адресата, почтовый адрес | Наименование должности, И.О. Фамилия руководителя | Примечание | ||||
|
|
|
| ||||
|
|
|
| ||||
| |||||||
Наименование должности |
| Подпись |
| И.О. Фамилия | |||
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 5
к Порядку обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в Администрации Зотинского сельсовета
Администрация Зотинскогосельсовета Петуховского района
Курганская область
| Начат с _______________ 20__ г. |
| Окончен _______________ 20__ г. |
| На _____________________ листах
|
Срок хранения _____________ лет
| ||||||||||||||||||
Регистрационный номер документа | Дата регистрации | Вид документа и краткое содержание | Ф.И.О. и подразделение исполнителя | Отпечатано | Адресат | Дата и № реестра или почтовой квитанции об отправке документа/ дата, Ф.И.О. и подпись лица, получившего документ | Информация о движении документа | Индекс дела, где хранится документ | № и дата акта об уничтожении | Примечание | ||||||||
количество экз. | количество листов | Наименование организации | Ф.И.О. получателя | № экз. | ||||||||||||||
документа | приложения | Ф.И.О. исполнителя | резолюция руководителя | Дата и расписка о | ||||||||||||||
получении | возврате | |||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 6
к Порядку обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в Администрации Зотинскогосельсовета
Форма акта
о выделении к уничтожению документов ограниченного распространения,
не подлежащих хранению
Администрация Зотинского сельсовета УТВЕРЖДАЮ
Петуховского района Курганской области
Наименование должности
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
АКТ
_______________№ _____________
Место составления
о выделении к уничтожению документов
ограниченного распространения,
не подлежащих хранению
На основании ____________________________ отобраны к уничтожению как не
имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение
документы ограниченного распространения:
№ п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дела | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за год (ы) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого __________________________ дел за ___________________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______________________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭК __________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________№ ___________).
Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. -
2-й экз. -
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
от __________________№________
Документы в количестве _____________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
уничтожены ______________________________________________________________
(способ уничтожения)
Наименование должности
работника муниципального
органа, присутствовавшего при
уничтожении документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
Изменения в журналы регистрации внесены.
Наименование должности работника
службы делопроизводства,
внесшего изменения в журналы регистрации Подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение 7
к Порядку обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в Администрации Зотинскогосельсовета
Форма акта уничтожения электронных носителей
с пометкой "Для служебного пользования"
и уничтожения (стирания) информации с электронных носителей
Администрация Зотинского сельсовета УТВЕРЖДАЮ
Петуховского района Курганской области
Наименование должности
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
АКТ
_______________№ _____________
Место составления
уничтожения электронных носителей с
пометкой "Для служебного
пользования" и уничтожения (стирания)
информации с электронных носителей
Настоящий акт составлен о том, что подлежат уничтожению следующие электронные носители информации и подлежит уничтожению (стиранию) следующая информация с электронных носителей информации ограниченного распространения:
№ п/п | Регистрационный номер носителя | Вид носителя, марка носителя | Количество экземпля ров | Номер экземпляра | Наименование информации | Способ уничтожения | Примечание | |
носителя | информации | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего подлежит уничтожению __________________________ электронных носителей
(цифрами и прописью)
информации.
Всего подлежит уничтожению (стиранию) информация с ______________________
(цифрами и прописью)
электронных носителей.
Записи акта с учетными данными сверены.
Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. -
2-й экз. -
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
от ______________ № ______
Наименование должности
Работника муниципального
органа, присутствовавшего при
уничтожении документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
Изменения в журналы регистрации внесены.
Наименование должности работника
службы делопроизводства,
внесшего изменения в журналы регистрации Подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение 8
к Порядку обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в Администрации Зотинского сельсовета
Форма акта проверки
фактического наличия документов ограниченного распространения
Администрация Зотинского сельсовета УТВЕРЖДАЮ
Петуховского района Курганской области
Наименование должности
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
АКТ
_______________№ _____________
Место составления
проверки фактического наличия
документов ограниченного распространения
Основание: ...
Составлен комиссией в составе:
Председатель: должность И.О. Фамилия
Члены комиссии: должность И.О. Фамилия
должность И.О. Фамилия
должность И.О. Фамилия
Настоящий акт составлен о том, что с
"__" _____________________________________
по "__" _________________ 20__ года проведена проверка в _____________________
________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения муниципального органа / наименование муниципального органа)
фактического наличия дел и документов ограниченного распространения;
фактического наличия журналов регистрации документов ограниченного распространения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах.
В результате проверки установлено:
1. Всего числится по журналам регистрации ___________________(документов, дел),
(цифрами, прописью)
из них имеется в наличии _________________________________________________,
не обнаружено __________________________________________________________.
2. Обнаружено не внесенных в журналы регистрации ________________(документов,
(цифрами, прописью)
дел).
Характеристика состояния документов, дел:
Решение по результатам проверки:
___________________________________________________________
Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. -
2-й экз. -
Председатель комиссии: подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
от __________№ ___________
Приложение 9
к Порядку обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в АдминистрацииЗотинскогосельсовета
Форма оформления акта снятия
с документов и дел пометки "Для служебного пользования"
Администрация Зотинского сельсовета УТВЕРЖДАЮ
Петуховского района Курганской области
Наименование должности
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
АКТ
_______________№ _____________
Место составления
снятия с документов и дел пометки "Для служебного пользования"
Основание: ...
Составлен комиссией в составе:
Председатель: должность И.О. Фамилия
Члены комиссии: должность И.О. Фамилия
должность И.О. Фамилия
должность И.О. Фамилия
Составлен настоящий акт о том, что, руководствуясь номенклатурой дел, перечнем документальных материалов и их содержанием, отобраны следующие документы и дела, утратившие конфиденциальность, к снятию пометки "Для служебного пользования":
№ п/п | Индекс (номер) дела или номер документа и гриф конфиденциальности | Наименование документа или дела | Количество экземпля ров или томов | Номер экземпляров, томов | Количество листов в экземпляре, томе | Всего листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего подлежит снятию пометки "Для служебного пользования" __________________
(цифрами и прописью)
дел и документов.
Записи акта с учетными данными сверены:
Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. -
2-й экз. -
Председатель комиссии: подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
от ________________№__________
После утверждения акта перечисленные документы и дела перед снятием пометки "Для служебного пользования" сверили с записями в акте и погасили штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта.
Изменения в журналы регистрации внесены.
Наименование должности специалиста
внесшего изменения в журналы регистрации
Подпись И.О. Фамилия
Администрация Зотинского сельсовета