РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИПЕТУХОВСКОГО РАЙОНААДМИНИСТРАЦИИ НОВОГЕОРГИЕВСКОГО СЕЛЬСОВЕТАРАСПОРЯЖЕНИЕ от 16 февраля 2016 года № 11с.Новогеоргиевка 2-я О создании экспертной комиссии В соответствии с Федеральными законами от 06.10.2003 № 131- ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , в целях организации работы по установлению сроков хранения документов, проведения их отбора на архивное хранение и уничтожение в Новогеоргиевском сельсовете Петуховского района Курганской области - Утвердить состав постоянно действующей экспертной комиссии Новогеоргиевского сельсовета (Приложение №1).
- Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии Новогеоргиевского сельсовета (Приложение №2).
- Утвердить План работы постоянно действующей экспертной комиссии Новогеоргиевского сельсовета (Приложение 3).
- Утвердить Положение об архиве Администрации Новогеоргиевского сельсовета (Приложение 4).
- Возложить обязанности по организации деятельности постоянно действующей экспертной комиссии на заместителя главы по организационным вопросам администрации Новогеоргиевского сельсовета Еловскую П.В.
- Обнародовать настоящее распоряжение в порядке , установленном для официального обнародования нормативных правовых актов Новогеоргиевского сельсовета Петуховского района Курганской области.
- Контроль исполнения распоряжения оставляю за собой.
Глава Новогеоргиевского сельсовета: И.П.Ходюк Приложение 1 к распоряжению администрации Новогеоргиевского сельсовета от 16 февраля 2016 года № 11 СОСТАВпостоянно действующей экспертной комиссии Новогеоргиевского сельсоветаПетуховского района Курганской области 1. Ходюк И.П. – глава Новогеоргиевского сельсовета, - председатель экспертной комиссии. 2. Еловская П.В. – заместитель главы по организационным вопросам администрации Новогеоргиевского сельсовета,- секретарь экспертной комиссии. 3. Широкова О.В.- главный специалист по финансовым вопросам администрации Новогеоргиевского сельсовета - член экспертной комиссии Приложение 2 к распоряжению администрации Новогеоргиевского сельсовета от 16 февраля 2016 года № 11 Положениео постоянно действующей экспертной комиссии Новогеоргиевского сельсовета Петуховского района Курганской области1. Общие положения1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на архивное хранение документации, образующейся в процессе деятельности Администрации Новогеоргиевского сельсовета.1.2. ЭК является совещательным органом при главе Новогеоргиевского сельсовета. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения главой Новогеоргиевского сельсовета, в необходимых случаях – после согласования с архивным сектором администрации Петуховского района. 1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», распорядительными документами федеральных органов государственной власти, инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел Администрации Новогеоргиевского сельсовета, настоящим Положением. 1.4. Персональный состав ЭК назначается распоряжением главы Новогеоргиевского сельсовета из числа специалистов Администрации Новогеоргиевского сельсовета.ЭК возглавляется одним из заместителей главы Новогеоргиевского сельсовета. Ее секретарем, как правило, является лицо, ответственное за архив Администрации Новогеоргиевского сельсовета.1.5. Положение об ЭК утверждается и вводится в действие распоряжением главы Новогеоргиевского сельсовета. 2. Основные задачи ЭКОсновными задачами ЭК являются:2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение. 3. Основные функции ЭКВ соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:3.1. Организует работу по ежегодному отбору документов Администрации Новогеоргиевского сельсовета для дальнейшего архивного хранения и уничтожения.3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Администрации Новогеоргиевского сельсовета и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно - методических документов по названным вопросам.3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:3.3.1. На согласование с архивным сектором Администрации Петуховского района, а затем на утверждение главы Новогеоргиевского сельсовета:- описи дел постоянного хранения.- номенклатуру дел;- описи дел по личному составу;- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; - акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу; о необнаружении дел;- предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.3.4. Проводит для специалистов Администрации Новогеоргиевского сельсовета консультации по вопросам работы с документами. 4. Права ЭКЭкспертная комиссия имеет право:4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации отдельным специалистам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.4.2. Заслушивать на своих заседаниях ответственного за ведение делопроизводства и архив Администрации Новогеоргиевского сельсовета о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах их утраты.4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей соответствующих организаций, специалистов архивного сектора Администрации Петуховского района.4.5. ЭК в лице ее председателя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.4.6. Информировать главу Новогеоргиевского сельсовета по вопросам, относящимся к компетенции комиссии. 5. Организация работы ЭК5.1. Экспертная комиссия работает в тесном контакте с архивным сектором Администрации Петуховского района, получает от него соответствующие организационно - методические указания.5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному Главой Новогеоргиевского сельсовета.5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.Решение принимается большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и Глава Новогеоргиевского сельсовета.5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии. Приложение 3 к распоряжению администрации Новогеоргиевского сельсовета от 16 февраля 2016 года № 11 План работы ЭК Новогеоргиевского сельсовета Петуховского района Курганской области | №п/п | Наименование мероприятия | Срокисполнения | Ответственный | | 1 | 2 | 3 | 4 | | 1. | Рассмотрение документов: | в течение года | ЭК | | 1.1. | описи дел постоянного хранения | | | | 1.2. | описи дел по личному составу | | | | 1.3. | номенклатуры дел | | | | 1.4. | положений экспертной комиссии Новогеоргиевского сельсовета Петуховского района Курганской области | | | | 1.5. | инструкции по делопроизводству | | | | 1.6. | актов | | | | 2. | Разработка Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Новогеоргиевского сельсовета Петуховского района Курганской области | февраль | Секретарь ЭК | | 3. | Информация председателя ЭК «Об обеспечении сохранности документов постоянного хранения» | июнь | Председатель ЭК | | 4-. | Утверждение плана работы ЭК на следующий год | декабрь | ЭК |
Секретарь ЭК (роспись) ФИО Приложение 4 к распоряжению администрации Новогеоргиевского сельсовета от 16 февраля 2016 года № 11 ПОЛОЖЕНИЕоб архиве Администрации Новогеоргиевского сельсовета 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Документы органов местного самоуправления Администрации Новогеоргиевского сельсовета имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации Новогеоргиевского сельсовета Петуховского района Курганской области. До передачи на муниципальное хранение эти документы временно, в пределах, установленных действующим законодательством сроков, хранятся в Администрации Новогеоргиевского сельсовета (далее - Администрация сельсовета). 1.2. Администрация сельсовета обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности органов местного самоуправления Новогеоргиевского сельсовета. В соответствии с правилами, установленными Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет бюджета поселения. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации сельсовета несут ответственность в соответствии с действующем законодательством. 1.3. В Администрации сельсовета для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан архив. Администрация сельсовета обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. 1.4 Лицо, ответственное за архив, назначается на эту должность и освобождается от должности распоряжением главы сельсовета. 1.5. В своей работе архив Администрации сельсовета руководствуется законодательными, нормативными и правовыми актами Российской Федерации, Курганской области и органов местного самоуправления, правилами и другими нормативными и методическими документами Росархива, методическими документами архивного сектора Администрации Петуховского района и настоящим Положением. 1.6. Контроль за деятельностью архива осуществляет глава сельсовета. 1.7. Организационно-методическое руководство деятельности архиву Администрации сельсовета осуществляет архивный сектор Администрации Петуховского района. 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВАВ архив поступают:2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности Администрации и Собрания депутатов Новогеоргиевского сельсовета, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;2.2. Документы постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу организаций-предшественников;2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.2.4. Личные фонды ведущих работников организаций, поступивших в архив.2.5. Служебные и ведомственные издания. 3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА3.1. Основными задачами архива являются:3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве органов местного самоуправления Новогеоргиевского сельсовета;3.1.5. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:3.2.1.Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом Администрации Петуховского района графики представления описей дел постоянного хранения и по личному составу Администрации и Собрания депутатов Новогеоргиевского сельсовета на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) комитета по управлению архивами Курганской области , и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;3.2.2.Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Администрации поселения и ЭПМК комитета по управлению архивами Курганской области;3.2.3.Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, устанавливаемыми Росархивом;3.2.4.Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку их наличия и состояния;3.2.5.Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом архивного отдела Администрации Петуховского района;3.2.6.Организует использование документов: - информирует руководство и работников органов местного самоуправления Новогеоргиевского сельсовета о составе и содержании документов архива; - выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования; - исполняет запросы организаций и граждан, в том числе социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; - ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;3.2.7.Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК Администрации сельсовета;3.2.8. Составляет номенклатуру дел Администрации сельсовета и Собрания депутатов Новогеоргиевского сельсовета, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации Петуховского района;3.2.9.Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива органов местного самоуправления Новогеоргиевского сельсовета;3.2.10. Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации Петуховского района сведения о составе и объеме документов по установленной форме;3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел Администрации Петуховского района документы Архивного фонда Российской Федерации. 4. ПРАВА АРХИВАДля выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:4.1. Требовать от работников Администрации сельсовета своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами от работников Администрации сельсовета;4.3. Запрашивать от работников Администрации сельсовета сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения всех возложенных на архив задач и функций;4.4. Участвовать в мероприятиях, проводимых архивным отделом Администрации Петуховского района по вопросам архивного дела. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА АРХИВ5.1.Ответственный за архив Администрации Новогеоргиевского сельсовета совместно с главой сельсовета несет ответственность за: -несоблюдение условий обеспечения сохранности документов; -утрату и несанкционированное уничтожение документов; -нарушение правил использования документов и доступа. |
